Tout ce que vous devez savoir sur gestion administrative d’une entreprise

Gestion administrative d’une entreprise : avant de se lancer

Quels sont les prérequis administratifs pour créer son entreprise ?

Avant de créer son entreprise, plusieurs points importants sont à prendre en considération dans le but de s’assurer de la réussite de son projet.

Il y a quatre étapes fondamentales à toute création d’entreprise que vous ne pourrez pas éviter en tant que chef.fe d’entreprise :

1. la réalisation d’une étude de marché : analyser l’environnement de votre marché et de votre secteur : quelles sont les opportunités ou les risques liés à votre activité ? Qui sont vos concurrents, quels services proposent-ils ?
2. mesurer la faisabilité de votre projet : être capable de mesurer vos compétences par rapport au projet et donc anticiper une éventuelle mise à niveau (formation)
3. construction d’un “business plan”: vous devez aussi connaître vos ressources financières et logistiques pour commencer votre projet entrepreneurial
4. établissement d’un tableau prévisionnel financier : cet outil pourra vous permettre de réfléchir à la forme juridique la plus adaptée à votre activité.

Les formalités administratives à la création d’entreprise

Votre entreprise industrielle, à sa création, pourra prendre différentes formes. C’est ce qu’on appelle d’un point de vue juridique, le choix de votre statut d’entreprise.

Ce statut aura un impact sur vos règles juridiques, votre statut en tant que dirigeant ou encore votre fiscalité.

Voici quelques exemples de statuts d’entreprise que vous pouvez utiliser pour la mise en place de votre activité :

1. Entreprise Individuelle (EI) : on parle aussi de micro-entreprise (statut auto-entrepreneur)
2. Entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) : c’est une entreprise individuelle dans laquelle l’entrepreneur peut affecter un patrimoine à son activité professionnelle.
3. Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) : elle correspond à une entreprise individuelle mais génère plus de contraintes juridiques et comptables qu’une EI

Prenons l’exemple d’un soudeur indépendant qui souhaite débuter son activité en auto-entreprise. Ses formalités à la création seront les suivantes :

1. Inscription auprès de l’Urssaf
2. Immatriculation auprès du Répertoire National des Métiers (pour les artisans)
3. Obtention du KBis auto-entrepreneur
4. Souscription à une assurance responsabilité professionnelle
5. Ouverture d’un compte bancaire destiné aux opérations courantes de la société
6. Déclaration de son chiffre d’affaires tous les mois ou de façon trimestrielle

💡À lire aussi : Devenir indépendant en tuyauterie industrielle : le guide

La gestion administrative d’une entreprise industrielle : les obligations

L’obligation de facturation en tant qu’entreprise industrielle

Dès qu’une entreprise est officiellement ouverte, elle doit émettre des factures pour toute vente ou prestation de service effectuée. C’est un signe de bonne santé ! On appelle cela l’obligation de facturation.

Pour ce faire, l’entreprise devra respecter les obligations légales en fonction de sa forme juridique.

Au niveau de la facturation, il s’agira de respecter :

1. la numérotation de ses factures par ordre chronologique et archivage systématique (elles doivent être conservées pendant 10 ans)
2. les mentions obligatoires présentes dans une facture sont aussi importantes à suivre
3. la rédaction de conditions générales de ventes car elles engagent le client et l’entreprise sur le travail à effectuer et le prix

Les obligations comptables et administratives d’une entreprise industrielle

Toutes les entreprises ont différentes obligations et fonctions administratives à tenir tous les mois pour être en conformité avec la loi.  C’est le dirigeant d’entreprise qui a ce rôle capital. Il se doit de s’assurer :

1. que son entreprise respecte la réglementation en vigueur (respect des tâches administratives obligatoires, suivi fiscal, et respect des règles juridiques…)
2. que le fonctionnement administratif et social est efficient (organisation administrative et des flux d’information, suivi
3. des commandes, mais aussi politique de ressources humaines, accès à la formation, protection des salariés…)
4. que l’entreprise dispose des ressources financières pour se développer (suivi des process de production via des tableaux de bords, gestion des achats, suivi de la politique commerciale, suivi de la rentabilité de l’entreprise…)

Cela est valable pour une entreprise industrielle comme une entreprise dans un autre domaine.

Rapidement, si l’entrepreneur le peut, il devra s’entourer ! En effet, l’entreprise étant un organisme vivant, son développement tient surtout à la bonne coordination de tous les acteurs qui permettent sa bonne gestion administrative et au savoir-faire de chacun.

Par exemple, le service comptable prendra en charge le suivi des recettes et de la facturation quand le service des ressources humaines gérera la question des recrutements.

 

💡Évidemment, la gestion administrative d’une entreprise sera différente selon le secteur d’activité. Si vous avez des questions concernant la gestion administrative d’une entreprise pour l’industrie et plus particulièrement en tuyauterie industrielle ou soudure, n’hésitez pas à nous contacter.

 

Pour finir, voici en résumé ce à quoi l’entrepreneur doit penser lorsqu’il assure la gestion de son entreprise au quotidien :